Sms-herinneringen voor huisartsenpraktijken en klinieken

Sms-herinneringen voor medische praktijken en klinieken hebben een extra bestaansreden vergeleken met andere bedrijven: medische afspraken worden vaak weken vooruit geboekt, dus de kans dat ze worden vergeten is groter. Een discrete sms 24-48 uur ervoor herinnert de patiënt aan zijn afspraak, maakt een tijdige annulering gemakkelijk en laat de balie de plek uit de wachtlijst vullen. Met Wiiz gebeurt dit alles automatisch, vanaf € 0,06 per sms.

Waarom no-shows medische praktijken harder treffen

• Lange boekingshorizon — hoe meer tijd verstrijkt, hoe gemakkelijker een afspraak wordt vergeten.
• Een volle agenda — een lege plek is zonder systeem moeilijk dezelfde dag opnieuw te vullen.
• Kettingvertragingen — no-shows verstoren de flow van de volgende patiënten.
• Wachtlijsten — er zijn patiënten die op een plek wachten, maar zonder tijdige annulering krijgen ze die nooit.

Voor een medische praktijk is de herinnering niet alleen een omzettool — het is een servicetool: een op tijd vrijgekomen plek gaat naar een patiënt die erop wacht.

De juiste timing voor medische afspraken

Praktijken hebben een iets andere timing nodig dan kapsalons:

• Hoofdherinnering 48 uur ervoor — geeft de balie tijd om de volgende patiënt op de wachtlijst te bellen.
• Tweede herinnering op de ochtend van de afspraak — vermindert late aankomsten.
• Voor onderzoeken die voorbereiding vereisen, kan het bericht ook de nodige instructie dragen (bijv. nuchter komen).

Discretie: wat het bericht moet zeggen

De sms van een medische praktijk moet soberder zijn dan een salonbericht. Goede praktijk is de praktijk, de datum en de tijd te vermelden — geen diagnose, aandoening of bezoekdetails. De telefoon van een patiënt kan door iemand anders worden gezien; houd de inhoud neutraal.

Voorbeeld: «[Naam praktijk]: We herinneren u aan uw afspraak op [datum] om [tijd]. Bij verhindering: [telefoon].»

Persoonsgegevens en medische afspraken

Een afspraakherinnering is een transactioneel bericht dat het door de patiënt gevraagde bezoek dient. Maar het principe van minimale informatie geldt hier met extra kracht: verstuur alleen wat nodig is zodat de afspraak niet wordt gemist, en niets dat gevoelige gezondheidsinformatie onthult. Marketingberichten aan patiënten vereisen aparte toestemming — houd beide volledig gescheiden.

Hoe het werkt met Wiiz

De balie voert de afspraak in de Wiiz-kalender in — of de patiënt boekt ze zelf online — en het systeem plant de herinneringen automatisch op de tijden die u hebt ingesteld. Elke sms kost vanaf € 0,06, zonder maandelijkse kosten en zonder commissie. De kalender ondersteunt meerdere artsen met kleuren per arts, en patiënten met de Wiiz-app ontvangen gratis pushmeldingen.

Veelgestelde vragen

Wat kosten sms-herinneringen voor een medische praktijk?

Vanaf € 0,06 per sms met Wiiz, zonder maandelijkse kosten en zonder commissie. Een praktijk met 300 afspraken per maand en één herinnering elk betaalt € 18 per maand.

Moet de sms de reden van het bezoek vermelden?

Nee. Goede praktijk is dat het bericht alleen de praktijk, datum en tijd vermeldt — geen diagnose of type onderzoek. Dat beschermt zowel de afspraak als de privacy van de patiënt.

Hoeveel uur ervoor moeten patiëntherinneringen worden verzonden?

Voor medische praktijken wordt 48 uur ervoor aanbevolen, zodat een vrijgekomen plek op tijd aan een andere patiënt kan worden gegeven, plus optioneel een tweede herinnering op de ochtend van de afspraak.

Kan de patiënt via het bericht annuleren?

Ja, de herinnering kan een manier bevatten om te annuleren. Een tijdige annulering is wenselijk: ze maakt de plek vrij voor de wachtlijst in plaats van te eindigen als een stille no-show.

Worden meerdere artsen in dezelfde praktijk ondersteund?

Ja. De Wiiz-kalender ondersteunt meerdere professionals, elk met een eigen kleur en agenda, en herinneringen worden automatisch verzonden voor ieders afspraken.