Afspraakbevestiging of herinnering: wat is het verschil?

Een afspraakbevestiging wordt verzonden op het moment dat de boeking wordt gemaakt en beantwoordt «is het correct vastgelegd?». Een herinnering wordt kort voor de afspraak verzonden en beantwoordt «zal de klant het onthouden?». Het zijn twee verschillende berichten met verschillende taken — en de bedrijven met de minste no-shows gebruiken beide. Laten we zien wat elk doet en wanneer het in Wiiz afgaat.

De bevestiging: het bericht van het boekingsmoment

De bevestiging gaat direct na de boeking uit en heeft drie rollen:

• Ze bevestigt dat de afspraak is vastgelegd — de klant vraagt zich niet af of zijn boeking «is doorgekomen».
• Ze bevestigt de details — datum, tijd, dienst; elke fout wordt meteen opgemerkt, niet op de dag van de afspraak.
• Ze biedt het eerste referentiepunt — de klant kan het bericht raadplegen in plaats van te bellen om te vragen.

De bevestiging telt vooral bij online boekingen, waar de klant met niemand sprak en bewijs nodig heeft dat de boeking heeft plaatsgevonden.

De herinnering: het bericht van de dag ervoor

De herinnering gaat 24-48 uur voor de afspraak uit — en optioneel nogmaals enkele uren ervoor. Haar taak is anders: het vergeten verslaan en een tijdige annulering uitlokken als de klant niet kan komen, zodat het tijdslot aan iemand anders kan worden gegeven. De bevestiging kan deze taak niet vervullen: een bericht dat twee weken geleden aankwam, is net zo vergeten als de afspraak zelf.

De opvolging: het bericht na de afspraak

Er is een derde bericht, na het bezoek: een bedankje, een notitie over de volgende afspraak, of een uitnodiging om opnieuw te boeken. De opvolging bouwt de relatie op en brengt de klant terug — maar let op: is ze promotioneel, dan hoort ze bij marketing en heeft ze haar eigen toestemming nodig, in tegenstelling tot de bevestiging en herinnering die de afspraak zelf dienen.

Wanneer elk in Wiiz afgaat

• Bevestiging: automatisch bij de boeking — wanneer de klant online of via de app boekt, ontvangt hij een directe bevestiging, als gratis pushmelding als hij de app heeft.
• Herinnering: op de tijden die u in de instellingen bepaalt — bijv. 24 uur, of 24 + 2 uur ervoor — via sms vanaf € 0,06 of gratis push.
• Wijzigingsbericht: als de afspraak wordt verplaatst of geannuleerd, wordt de klant geïnformeerd zodat hij niet op het verkeerde moment verschijnt.

Hebt u beide nodig?

Ja — want ze dekken verschillende leemtes. De bevestiging vangt registratiefouten op; de herinnering vangt het vergeten op. Een bedrijf dat alleen bevestigingen stuurt, heeft correcte boekingen die worden vergeten; een dat alleen herinneringen stuurt, riskeert fouten die op het laatste moment worden ontdekt. De combinatie kost heel weinig: bij Wiiz is de bevestiging via push gratis en de herinnering vanaf € 0,06.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een bevestiging en een herinnering?

De bevestiging wordt direct bij de boeking verzonden en bevestigt dat de afspraak correct is vastgelegd. De herinnering wordt 24-48 uur voor de afspraak verzonden zodat ze niet wordt vergeten en om een tijdige annulering gemakkelijk te maken.

Is een bevestiging alleen genoeg om no-shows te verminderen?

Nee. Voor afspraken die dagen of weken vooruit worden geboekt, is de bevestiging op de dag van de afspraak al lang vergeten. Het vergeten wordt verslagen door de herinnering, die dicht bij de afspraaktijd aankomt.

Moet de klant op de herinnering reageren?

Niet per se. De herinnering werkt zelfs zonder antwoord — ze hoeft alleen gelezen te worden. Een annuleringsoptie is toch de moeite waard, zodat iedereen die niet kan komen het tijdslot op tijd vrijgeeft.

Is een opvolging na de afspraak een herinnering?

Nee — het is een derde categorie. Als ze de klant alleen bedankt of de volgende geplande afspraak vermeldt, is het een operationeel bericht. Promoot ze aanbiedingen of nieuwe diensten, dan is het marketing en vereist ze toestemming en een afmeldoptie.

Wat kosten bevestigingen en herinneringen in Wiiz?

Het platform is gratis, zonder maandelijkse kosten of commissie. Pushmeldingen zijn gratis, sms kost vanaf € 0,06 per stuk, en een boeking via de app kost € 0,10 inclusief 1 gratis sms.